Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Pin on PinterestEmail this to someone

Pomalu ale jistě se blíží podzim a zima, chladná období roku, která se již tradičně pojí s ohřátím v podobě nejrůznějších firemních událostí, plesů, vánočních večírků, přehlídek, konferencí a kongresů.

A různé firmy, od těch nejmenších stavějících na pár desítkách zaměstnanců až po ty největší žraloky, se začínají potýkat s otázkou a na první pohled děsivým úkolem, jak uspořádat kvalitní event, při kterém sáhneme do kapsy jen tak akorát a přitom si neudělat z ostudy kabát! Proto vám přinášíme, dokud je ještě na plánování dostatek času, hned několik tipů, které vám mohou tuto svízelnou situaci usnadnit.

Pořádání akcí je dnes považováno za úplnou samozřejmost a jedná se o doplňkovou, avšak neméně podstatnou součást marketingových aktivit každé společnosti. Pokud je akce dobře zvládnutá, může se jednat o skvělý nástroj firemní propagace.

revelry-event-designers-homepage-slideshow-38

Event vlastníma rukama nebo s pomocí profesionálů?

Při přípravě eventu máte dvě možnosti, která má každá své kouzlo, ale i úskalí. Buď si můžete celou událost zorganizovat sami, dle svých představ, a patrně tak i finančně trochu ušetříte. V případě přípravy eventu vlastními silami ale počítejte s vysokou časovou náročností, takže je potřeba se na něj začít připravovat s dostatečným odstupem. Zároveň ale věřte, že to nebude až tak jednoduché, jak si možná zpočátku představujete.

9

Druhou možností je si na přípravu akce objednat profesionální agenturu, která se o vše postará za vás. Nemusíte se ale bát, že se něco nepovede nebo že by akce byla daleko od vašich představ. I v tomto případě se totiž bude vše řídit tím, co vy chcete. Ušetříte si starosti, s vysokou pravděpodobností dosáhnete mnohem lepšího výsledku, než byste dosáhli vlastním úsilím, agentura vám navíc zajistí vše od A do Z, využije svých kontaktů, přes které možná zařídí něco, o čem by se vám mohlo jen zdát a to vše snad i za překvapivě příjemné ceny. Jediným logickým mínusem je, že si za své služby započítá odměnu. Kdo by ale pracoval zadarmo, že?

image4

Příkladem takové agentury, která se o vás postará jako v bavlnce a přitom za jejich služby nesáhnete až tak hluboko do kapsy, je produkční, modelingová a hostessingová agentura MYWAY Agency. „Zabýváme se kompletním produkčním zajištěním akcí a spolupracujeme s nejlepšími ve svém oboru. Mimo to zastupujeme modelky a hostesky na českém i zahraničním trhu. Svým klientům zaručíme, že pro ně bude pracovat personál nejen zodpovědný, ale také půvabný. Vysoké nasazení, kvalitní služby a vášeň pro to, co děláte. Tak bych v krátkosti charakterizovala recept na úspěšnou realizaci akce,“ prozradila nám majitelka agentury MYWAY Denisa Švecová.

image3

Důležitou součástí každého eventu je i jeho poctivá dokumentace. „Naše agentura je schopna zajistit kompletní fotografické služby. Fotoprodukce je jedním z odvětví, kterému se na profesionální úrovni věnujeme. Populární jsou i krátká videa, která na vás lépe přenesou atmosféru akce,“ doplnila majitelka agentury MYWAY Denisa Švecová. A takových kompletních služeb se dnes dočkáte u většiny agentur.

image2

Co od eventu vlastně očekáváme?

Předtím, než začneme celou událost organizovat, je potřeba si uvědomit, jaký smysl vlastně celý event má. Chceme prezentovat svou firmu? Chceme se setkat se stálými zákazníky nebo získat i nějaké nové? Jde nám jen o firemní večírek, který má sblížit naše zaměstnance a vytvořit tak přátelštější pracovní prostředí? To jsou jen některé z otázek, které si musíme na začátku zodpovědět a které určí charakter našeho eventu.

6

Čas a místo jako priorita

Jak již bylo řečeno v úvodu článku, každý, i sebemenší event, neuspořádáme ze dne na den. Pokud ho ušijeme horkou jehlou, bude to zkrátka poznat a v takovém případě je lepší raději ani žádnou akci nepořádat. Uvědomte si, že potřebujete nejen dostatek času na plánování, ale také na zajištění služeb s tím souvisejících. Při výběru správného termínu akce si dávejte také velký pozor, aby takový termín vyhovoval co nejvíce pozvaným, aby v okolí toho data nebyly státní svátky nebo prázdniny. Jen tak zaručíte vysokou účast.

event

S výběrem termínu souvisí také výběr místa a již zmíněných služeb. Je sice pěkné, že chcete akci uspořádat 12. prosince v tom a tom hotelu, ale co když ten samý nápad mělo dalších deset firem? Právě proto hovoříme o vymezení dostatečného času, protože některé prostory mohou být vybookované i rok dopředu. Stejně tak cateringové společnosti a eventové agentury mohou v hlavních měsících, jako je právě prosinec, už mít plno práce.

Výběr místa by navíc měl odpovídat zaměření akce. Je hloupé objednat velký sál, když čekáme 50 hostů, naopak pokud chystáme větší akci, nechceme, aby se pozvaní někde mačkali.

event-management

Originalita a nápad

Preciznost přípravy je potřeba dodržet od začátku až do konce. Kromě výborného cateringu je tak zásadní položkou ve vašich plánech program. Bez pečlivě promyšleného programu bude akce zkrátka o ničem. Opět byste měli vycházet z toho, jaké lidi na akci pozýváte. Samozřejmostí by měl být hudební doprovod, ovšem vybírejte takový, který bude vyhovovat většině a přitom hlukem či svým stylem nenaruší průběh akce. Příjemná jsou také různá vystoupení, ať už taneční, stand-upová nebo třeba kouzelnická.

Úplně nejlepší ovšem bude, pokud svou akci vytvoříte trochu originálně a zasvětíte ji nějakému tématu. Námořnický večer s pirátskou dekorací i vystoupeními? Proč ne! Tanečnice kankánu a kovbojové z divokého západu? Ale ano! Čím tematičtější a zábavnější akce bude, tím lépe se vám bude organizovat program a tím zapamatovatelnější bude v hlavách vašich hostů.

image

A nezapomeňte na detaily. Rozdávání stejných triček na začátku, společný přípitek, interakce. Zkrátka dnešní eventy musejí být i hrou, aby se lidé mohli trošku uvolnit a vžít do nové role. Zároveň by tématu akce měla odpovídat již pozvánka, ve které nezapomeňte uvést dresscode, stručný nástin průběhu večera a hlavně kontakt, ať lidé vědí, do čeho jdou.

A nebojte se, až si projdete tím, co teď vypadá jako peklo, budete nakonec na svou práci hrdí. Stačí nic nepodcenit a práce půjde od ruky sama.

 

Za fotografie děkujeme MyWayAgency:

webové stránky

Facebook

Ostatní foto: reverlyeventdesigners.com, grey-hare.co.uk, www.atmospheredetails.com

 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Pin on PinterestEmail this to someone

Komentáře obsahující útoky na třetí osoby, linky na externí zdroje (URL) a taky komentáře neobsahující názor k tématu článku nebudou publikovány. Děkujeme za pochopení a přejeme plodné diskuze.

« REKLAMA »